Het verwerken van bonnetjes en facturen kan veel tijd en geld kosten voor je boekhouding. Zeker als je veel kleine uitgaven hebt, kan dit snel oplopen. Door slim om te gaan met je bonnetjes, kun je niet alleen de administratie vereenvoudigen, maar ook kosten besparen. Hier zijn enkele tips om je op weg te helpen.

Waarom het voordelig is om je bonnetjes te beperken

Het beperken van het aantal bonnetjes dat je moet verwerken heeft meerdere voordelen. Hieronder vind je de belangrijkste redenen waarom dit essentieel is voor jouw vennootschap.

• Complexiteit verminderen: Meer bonnetjes betekent meer werk voor je boekhouder en hogere boekhoudkosten.
• Efficiëntie verhogen: Minder administratieve rompslomp betekent meer tijd voor je core business.
• Kosten besparen: Door minder bonnetjes te verwerken, bespaar je op boekhoudkosten en tijd.

💡 Astro tip: Geef je bonnetjes op een slimme manier door en bespaar op je boekhoudkosten.

Slimme strategieën om je aantal bonnetjes te verminderen

Het je aantal bonnetjes te verminderen, sommen we enkele slimme strategiën op die je kan gebruiken. Door deze aanpak kun je de administratieve last verlichten en kosten besparen. We focussen ons op de meest voorkomende kleine kosten zoals

• Parkeertickets
• Lunchbonnetjes
• Ticketjes openbaar vervoer
• Tankbonnetjes

Optie 1: Werk met onkostennota’s via het Astro platform

Dit is een flexibele oplossing die je voor alle type bonnetjes kunt gebruiken. Het bundelen van uitgaven in onkostennota’s kan de administratieve last aanzienlijk verlichten. Zorg wel dat je altijd de kosten privé betaalt en dus niet met je vennootschap.

• Parkeertickets: Bundel parkeertickets in een onkostennota aan je vennootschap. Betaal deze privé en maak bijvoorbeeld één onkostennota voor 15 parkeertickets. Dit kan eenvoudig via het Astro-platform.
• Lunchbonnetjes: Bundel kleine lunchuitgaven in een onkostennota, vooral als je vaak kleine bedragen uitgeeft voor bijvoorbeeld broodjes.
• Ticketjes openbaar vervoer: Bundel deze kosten in een maandelijkse onkostennota. Betaal deze privé en verzamel ze in één overzichtelijke nota voor je vennootschap.
• Brandstof: Als je geen tankkaart kunt gebruiken, bundel tankbonnetjes in een onkostennota en dien deze periodiek in.

💡 Astro tip: Gebruik het Astro-platform om je onkostennota’s digitaal in te dienen. Dit maakt het proces nog eenvoudiger en sneller.

Optie 2: Andere alternatieven

Deze opties zijn specifiek gericht op bepaalde soorten uitgaven en kunnen helpen om het aantal losse bonnetjes te verminderen.

• Parkeertickets: Overweeg een abonnement of parkeerkaart voor regelmatig parkeren, indien mogelijk. Dat abonnement kan je dan maandelijks laten betalen door je vennootschap.
• Lunchbonnetjes: Overweeg maaltijdcheques of een binnenlandse dagvergoeding voor frequente lunchkosten. Dit is niet alleen minder werk voor jou, maar ook fiscaal voordeliger en je bespaart op boekhoudkosten.
• Ticketjes openbaar vervoer: Indien mogelijk, overweeg een abonnement voor het openbaar vervoer. Dit vermindert het aantal losse ticketjes aanzienlijk.
• Brandstof: Gebruik een tankkaart voor al je tankbeurten. Dit vermindert het aantal afzonderlijke tankbonnetjes die je moet bijhouden en verwerken.

Optie 3: Neem een forfaitair maandelijks bedrag

Dit is een eenvoudige optie via het sociaal secretariaat die weinig administratie met zich meebrengt. Het nadeel is dat de bewijslast fiscaal minder is. Bij een controle moet je nog altijd kunnen aantonen dat hier echte kosten tegenover staan. Als er minder kosten zijn dan het forfait, moet je dat terugbetalen en riskeer je sancties zoals een boete of belastingverhoging.

🚨 Opgelet: Zorg ervoor dat je een goede onderbouwing hebt voor de kosten die je via een forfaitaire maandelijkse vergoeding regelt. Bij een controle riskeer je anders sancties.

Conclusie

Door slimmer om te gaan met bonnetjes en facturen, kun je de administratieve lasten en kosten voor je boekhouding aanzienlijk verminderen. Gebruik tankkaarten, bundel kleine uitgaven via onkostennota’s, overweeg maaltijdcheques en beperk grotere uitgaven waar mogelijk. Met deze strategieën wordt je boekhouding eenvoudiger en efficiënter, zodat je meer tijd kunt besteden aan je core business.

‍