Algemene samenwerkingsvoorwaarden

Laatst bijgewerkt op 22 april 2024

1. TOEPASSINGSGEBIED

De algemene samenwerkingsvoorwaarden zijn van toepassing op de contractuele relatie tussen Astro Tax en de cliënt. Afwijkingen dienen uitdrukkelijk en schriftelijk door beide partijen te worden aanvaard.

In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van de algemene voorwaarden en de aanvaarde offerte, heeft de aanvaarde offerte voorrang. Indien enig beding dat deel uitmaakt van deze algemene voorwaarden nietig zou zijn, blijven deze algemene voorwaarden voor het overige geldig en van toepassing. Onder Astro Tax worden gevat Astro Tax BV met maatschappelijke zetel te 3012 Leuven, Bleydenberglaan 41 met ondernemingsnummer 0797.982.475. De vennootschap heeft een erkenning als extern accountant en belastingconsulent. Astro Tax zal verder in deze tekst benoemd worden als ‘Astro’.

Astro kan de samenwerkingsvoorwaarden van tijd tot tijd wijzigen. Indien deze wijzigingen substantieel zijn, dan zal Astro u via email op de hoogte brengen. De laatste versie is steeds raadpleegbaar op www.astro.tax.

2. VOORWERP EN TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST

In de door de cliënt aanvaarde offerte is een beschrijving opgenomen van de opdrachten en werkzaamheden die Astro voor de cliënt zal uitvoeren, en tegen welke voorwaarden dit precies gebeurt. De aanvaarde offerte bepaalt bijgevolg de precieze inhoud van de contractuele relatie tussen Astro en de cliënt.

Behoudens andersluidend beding in de offerte komt de overeenkomst tussen Astro en de cliënt tot stand en vangt ze aan op het moment dat de door cliënt ondertekende offerte door Astro in ontvangst wordt genomen en door Astro mede wordt ondertekend.

3. RECHTEN EN PLICHTEN VAN PARTIJEN INZAKE GEGEVENSBEHEER

3.1. Informatie door de cliënt aangereikt

De cliënt verbindt er zich toe:

• Astro alle documenten, gegevens en informatie die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht tijdig ter beschikking te stellen, ook indien deze informatie afkomstig is van derden. Deze informatie en documentatie is steeds inhoudelijk correct èn volledig. Op eenvoudig verzoek van Astro bevestigt de cliënt schriftelijk dat de aangeleverde gegevens/documenten/inlichtingen volledig en correct zijn;
• De noodzakelijke gegevens op een correct geordende en geklasseerde wijze aan te leveren;
• De voorbereidende werkzaamheden die desgevallend op basis van de aanvaarde offerte moeten uitgevoerd worden, tijdig en correct te verrichten;
• Elk gegeven, elke gebeurtenis of ontwikkeling die enige invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht steeds onmiddellijk en schriftelijk ter kennis te brengen van Astro;
• Na te gaan of de door Astro opgestelde documenten en verklaringen overeenstemmen met zijn verwachtingen en met de door hem verschafte informatie, en indien dit niet het geval is, Astro hiervan onverwijld op de hoogte te brengen.
• Indien de cliënt dit niet doet, wordt Astro vrijgesteld van elke verantwoordelijkheid voor het niet- naleven van de wettelijk opgelegde termijnen, regelgeving en akkoorden voor de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die onder zijn opdracht vallen.
• Astro correcte, nauwkeurige en bijgewerkte informatie te bezorgen evenals elke latere wijziging hiervan die gepaard gaat met een eventuele aanpassing van de opdracht van Astro en in het bijzonder en zonder uitputtend te zijn, wat betreft de aanzienlijke wijziging van zijn financiële situatie, zijn geldmiddelen, zijn uiteindelijke begunstigden, en dit ten laatste binnen een termijn van 2 weken na kennisneming van deze informatie of wijziging ervan door de cliënt.

Het niet, het laattijdig of het onbehoorlijk aanleveren van documenten en gegevens kan leiden tot de aanrekening van bijkomende erelonen en onkostenvergoedingen zoals verder bepaald. Tevens kan Astro niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele boetes als hierdoor de wettelijke termijnen niet kunnen gehandhaafd worden. Astro heeft het recht de uitvoering van haar werkzaamheden voor de cliënt op te schorten tot op het ogenblik dat de cliënt aan de in dit punt 3.1. bepaalde verplichtingen heeft voldaan. Alle kosten en lasten (inclusief boetes en schadevergoedingen) voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de cliënt.

Wanneer in de opdrachtbeschrijving het opmaken van btw-kwartaalaangiften is opgenomen, moeten alle noodzakelijke stukken daartoe aan Astro worden bezorgd uiterlijk de 5de dag van de maand volgend op het kwartaal waarop de aangifte betrekking heeft. Dit betekent dat deze documenten bezorgd moeten worden vóór respectievelijk 5 januari, 5 april, 5 juli en 5 oktober. In het geval deze documenten niet tijdig worden overgemaakt, staat Astro niet meer garant voor een tijdige uitvoering en is de cliënt bijgevolg zelf aansprakelijk voor de daaruit voortvloeiende schade. Ook voor de maandaangiften moeten de noodzakelijke stukken telkens uiterlijk de 5de dag van de maand daaropvolgend aan Astro worden bezorgd.

3.2. Juistheid en volledigheid van gegevens

De uitvoering van de opdracht is niet specifiek gericht op het ontdekken van eventuele fraude.

Behoudens andersluidend beding is Astro niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de cliënt - of diens aangestelde(n) - hen overmaken, noch de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hen door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.

3.3. Klantendossier en bewaring van documenten

Astro houdt in het kader van de uitgevoerde werkzaamheden voor de cliënt een eigen (elektronisch) werkdossier aan van alle relevante stukken en gegevens. Dit impliceert dat alle relevante documenten worden gedigitaliseerd en toegevoegd aan het dossier van de cliënt. De originele documenten worden na digitalisatie terug bezorgd aan de cliënt die de bewaring van de documenten, zoals wettelijk voorgeschreven, ten laste neemt.

3.4. Vertrouwelijkheid en beroepsgeheim

Astro is tot het beroepsgeheim gehouden overeenkomstig de geldende wetgeving, onder voorbehoud evenwel van toepassing van de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Het beroepsgeheim heeft betrekking op alles waarvan Astro kennis krijgt naar aanleiding van of door de uitoefening van het beroep: alle schriftelijke dan wel mondelinge, vertrouwelijke mededelingen, de correspondentie, de telefoongesprekken, de uitgewisselde nota’s evenals de correspondentie die in het kader van het toegekende mandaat aan derden wordt gestuurd.

Astro is van haar beroepsgeheim ontheven in het kader van wetgeving tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. De cliënt bevestigt dat hij op de hoogte is van het feit dat Astro onderworpen is aan de wet tot voorkoming van het gebruik van het financiële systeem voor het witwassen van geld en voor de financiering van terrorisme en hij verbindt zich ertoe om haar onmiddellijk alle informatie en/of documenten te bezorgen die vereist zijn in het kader van deze wetgeving.

Vallen daarnaast niet onder het beroepsgeheim: de neergelegde boekhoudstukken en de opgestelde en neergelegde jaarrekeningen evenals andere stukken die betrekking hebben op de verantwoording van de opstelling van de boekhouding.

Externe gecertificeerde accountants en gecertificeerde belastingadviseurs zijn verplicht om aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking alle feiten aan te geven die vastgesteld zijn in de uitvoering van hun beroepsactiviteit en waarvan ze weten of vermoeden dat ze te maken hebben met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme; ze moeten de Cel inlichten als deze aanvullende vragen stelt op straffe van sanctionering als ze dit niet doen.

Astro is verplicht tot geheimhouding tegenover derden die niet bij de uitvoering van de overeenkomst zijn betrokken.

Deze geheimhouding betreft alle informatie van vertrouwelijke aard die door de cliënt is ter beschikking gesteld en de door verwerking daarvan verkregen resultaten. Astro is niet gerechtigd de informatie die door de cliënt ter beschikking wordt gesteld aan te wenden voor een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen, tenzij voor anonieme, interne verwerking van cijfergegevens zoals geduid in hiernavolgende passage.

Astro is gerechtigd de na bewerking verkregen cijfermatige uitkomsten – in de mate deze cijfermatige uitkomsten niet te herleiden zijn tot individuele opdrachtgevers – aan te wenden voor statistische of vergelijkende doeleinden.

3.5. Verwerking van persoonsgegevens 

I. Astro als verantwoordelijke voor de verwerking

Voor zover en in de mate dat Astro optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking met betrekking tot de persoonsgegevens van de cliënt, zal zij daartoe alle toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (waaronder, doch niet beperkt tot, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere toepasselijke wet- en regelgeving) naleven.

Astro verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• klantenbeheer en -acceptatie (contractuele noodzaak, wettelijke verplichting en legitiem belang, nl. vrijheid van ondernemen);
• de uitvoering van de overeenkomst met de cliënt (contractuele noodzaak);
• anti-witwasverplichtingen (wettelijke verplichting);
• direct marketing (toestemming en legitiem belang, nl. de vrijheid van ondernemen);
• Opstellen en commercialiseren van statistische overzichten van gegevens na het anonimiseren ervan (legitiem belang, nl. ter vergelijking, o.b.v. de vrijheid van ondernemen).

De persoonsgegevens worden doorgegeven binnen Astro voor de hierboven omschreven doeleinden.

Astro kan de persoonsgegevens doorgeven aan derden (waaronder, doch niet beperkt tot, banken, verzekeringsmaatschappijen, overheidsinstanties en andere adviseurs van de cliënt), voor zover nodig voor de uitvoering van de dienstverlening.

De persoonsgegevens worden bewaard tot 10 jaar na het einde van de contractuele relatie.

De cliënt heeft met betrekking tot zijn persoonsgegevens:

• het recht op toegang en verbetering van zijn persoonsgegevens, evenals wissing of beperking;
• het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken en, indien de verwerking is gebaseerd op de toestemming, het recht om de toestemming op elk ogenblik in te trekken;
• het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit;
• het recht om zich kosteloos te verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens voor direct marketing.

De uitoefening van deze rechten is aan wettelijke voorwaarden en beperkingen onderworpen.

Astro kan de privacyvoorwaarden van tijd tot tijd wijzigen. Indien deze wijzigingen substantieel zijn, dan zal Astro u via email op de hoogte brengen. De laatste versie is steeds raadpleegbaar op www.astro.tax.

II. Astro als verwerker

Voor zover en in de mate dat Astro als verwerker optreedt, verbindt Astro zich tot het hiernavolgende.

De verwerking door Astro als verwerker heeft betrekking op de dienstverlening van Astro, blijft van toepassing voor de duur van de klantenrelatie, heeft betrekking op de cliënt en eventueel diens familie en omvat de volgende persoonsgegevens: identificatiegegevens (persoonlijke identificatiegegevens en elektronische identificatiegegevens), financiële bijzonderheden en financiële gegevens.

Astro zal:

• slechts handelen in opdracht van en conform de gedocumenteerde instructies van de cliënt; indien Astro meent dat een instructie strijdig zou zijn met een wettelijke of regelgevende bepaling inzake gegevensbescherming, dan zal Astro de cliënt hierover inlichten; de gepaste technische en organisatorische maatregelen treffen, die nodig zijn voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, evenals tegen de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens, en deze maatregelen op regelmatige tijdstippen evalueren en, waar nodig, bijsturen;
• de toegang tot de persoonsgegevens beperken op basis van een ‘need to know’ principe;
• alle personen die onder haar gezag handelen, kennisgeven van de bepalingen van de toepasselijke wet- en regelgeving;
• elke (vermoede) inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld melden aan de verwerkingsverantwoordelijke.

Astro garandeert dat zij een register van verwerkingsactiviteiten heeft opgesteld met betrekking tot voormelde verwerkingen. Een uittreksel van de relevante verwerkingen zal op eerste verzoek worden meegedeeld aan de verwerkingsverantwoordelijke of de toezichthoudende autoriteit. Astro zal eveneens de nodige medewerking verlenen aan de toezichthoudende autoriteit. De cliënt zal hiervoor desgevallend een redelijke vergoeding aan Astro betalen, overeenkomstig de standaardtarieven van Astro.

Astro waarborgt dat alle personen die onder haar gezag handelen tot de vertrouwelijkheid van de desbetreffende persoonsgegevens gehouden zijn.

Astro zal de cliënt, op verzoek, alle redelijke bijstand verlenen met betrekking tot de uitoefening van rechten door betrokkenen ten aanzien van de cliënt of die nodig zijn voor de verwerkingsverantwoordelijke voor de naleving van diens wettelijke verplichtingen. Voor deze bijstand zal Astro de cliënt een vergoeding aanrekenen overeenkomstig haar standaardtarieven.

De persoonsgegevens worden niet verwerkt buiten de Europese Economisch Ruimte, tenzij dit derde land een passend beveiligingsniveau aanbiedt of mits het implementeren van maatregelen om een passend beveiligingsniveau te garanderen.

De cliënt garandeert de verstrekte persoonsgegevens op een wettelijke manier te verwerken en deze persoonsgegevens te mogen meedelen aan Astro als verwerker.

Astro is gerechtigd om een beroep te doen op andere verwerkers, op voorwaarde dat de overeenkomst met deze verwerkers dezelfde garanties biedt als deze die hierin vervat zijn. Astro zal de cliënt inlichten over het inschakelen of vervangen van verwerkers. De cliënt beschikt over de mogelijkheid om hiertegen bezwaar aan te tekenen.

Op verzoek zal Astro de cliënt alle nodige informatie ter beschikking stellen die nodig is om de naleving van de bepalingen van dit artikel te controleren. Astro zal alle nodige medewerking verlenen aan audits en controle vanwege de cliënt en/of de toezichthoudende autoriteit. De cliënt zal hiervoor desgevallend een redelijke vergoeding aan Astro betalen, overeenkomstig de standaardtarieven van Astro.

Na afloop van de overeenkomst zal Astro naar keuze van de cliënt, alle persoonsgegevens ter beschikking van de cliënt stellen, dan wel deze persoonsgegevens wissen, behoudens wettelijke of reglementaire bewaarplicht.

4. UITVOERING VAN DE OPDRACHTEN

Astro zal de afgesproken werkzaamheden naar best vermogen, in volledige onafhankelijkheid en als een zorgvuldig handelend beroepsbeoefenaar uitvoeren krachtens een middelenverbintenis.

Astro zal de hen toevertrouwde opdrachten uitvoeren als een bekwaam specialist die omwille van haar titel als erkend accountant en belastingconsulent alle vereiste waarborgen biedt inzake bekwaamheid, onafhankelijkheid en professionele rechtschapenheid. Astro waakt erover dat de gepresteerde diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het ITAA (Institute for Taks Advisors and Accountants), rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de overeenkomst.

Astro kan in geen geval aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van mogelijke latere wijzigingen – eventueel met terugwerkende kracht – aan deze wettelijke en reglementaire bepalingen.

Astro kan nooit gehouden zijn tot enige handeling die in strijd is of onverenigbaar is met de geldende regelgeving. In geen geval zal Astro zich inmengen in het beheer van de onderneming van de cliënt die als enige verantwoordelijk is voor de strategische keuzes en de daaruit voortvloeiende resultaten. Cliënt aanvaardt dat Astro voor de uitvoering van haar opdracht een beroep doet op om het even welke medewerker, onderaannemer.

5. VERBOD OP AFWERVING

Astro en de cliënt verbinden er zich toe om, tijdens de hele duur van de samenwerking en tijdens een periode van 12 maanden na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen personeelslid of zelfstandige medewerker van de andere partij, rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks werkzaamheden te laten uitvoeren buiten het kader van de samenwerking tussen Astro en de cliënt, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de andere partij.

Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een éénmalige forfaitaire schadevergoeding van 15.000 EUR.

6. ERELONEN

De erelonen en kosten worden vastgesteld zoals bepaald in de opdrachtbrief, waarvan de algemene voorwaarden integraal deel uitmaken. Het ereloon is nooit afhankelijk van het resultaat van de aan Astro gegeven opdracht.

In de mate er wijzigingen of uitbreidingen worden aangebracht aan de opdrachtbeschrijving zullen de bijkomende opdrachten aan de gebruikelijke tarieven worden aangerekend.

Het ereloon voor de prestaties zoals nader bepaald in de aanvaarde offerte geldt per kalenderjaar, en kan elke 1ste januari geïndexeerd worden.

De aangerekende kosten en erelonen kunnen afwijken van de bedragen opgenomen in de aanvaarde offerte in de mate er bijkomende vergoedingen of kosten moeten aangerekend worden, ofwel wegens bijkomende prestaties die als zodanig niet zijn opgenomen in de aanvaarde offerte, of die het resultaat zijn van het verzuim van de cliënt om de gevraagde informatie correct en tijdig te verschaffen.

Alle tarieven zijn steeds exclusief btw en eventuele andere heffingen van overheidswege, van welke aard ook, met inbegrip van nieuwe belastingen, taksen of heffingen die na de datum van ondertekening zouden worden ingevoerd, die steeds integraal ten laste van de cliënt vallen. De kosten en erelonen zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden ten behoeve van de cliënt worden verricht, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd. Astro zal voorgeschoten en door te rekenen kosten, die in de regel integraal ten laste van de cliënt zijn, periodiek, naarmate de werkzaamheden vorderen en in overeenstemming met de btw-wetgeving, aanrekenen aan de cliënt d.m.v. een factuur.

Astro kan een of meerdere voorschotten vragen, onverminderd de aanrekening van gebeurlijke forfaits. Deze voorschotten worden (anders dan forfaits) verrekend in de eindstaat van kosten en erelonen. Astro is gerechtigd aanvullende honoraria in rekening te brengen in geval van gebeurtenissen die buiten zijn macht liggen (waaronder enig handelen of nalaten van de cliënt), zijn mogelijkheid aantasten om de diensten uit te voeren zoals deze oorspronkelijk gepland of overeengekomen waren, of indien de cliënt aanvullende werkzaamheden van Astro verlangt.  

6.1 Voor abonnementsdossiers (niet van toepassing indien dossier op prestatiebasis)

Standaardregeling - Jaarafrekening: De kosten en erelonen zijn verschuldigd per jaar (12 maanden) startend op de startdatum.

Voorbeeld:

• Cliënt start boekhouding bij Astro op 15 maart jaar X
• Op 15 maart jaar X krijgt de cliënt een factuur voor de volgende 12 maanden
• Op 15 maart jaar X+1 krijgt de cliënt een nieuwe jaarfactuur

Indien de cliënt de samenwerking beëindigt, kan het saldo pro rata de verstreken tijd worden terugbetaald. De terugbetaling is afhankelijk van volgende  voorwaarden:

• Het totale gefactureerde bedrag na terugbetaling van het saldo reflecteert correct de geleverde prestaties door Astro. Bepaalde prestaties wegen immers zwaarder door dan anderen.
• De cliënt heeft geen schulden meer openstaan.
• De cliënt vraagt geen bijkomende diensten meer uit te voeren
• De cliënt werkt ter goede trouw mee met de overgang.

Voorbeeld: 

• Cliënt start boekhouding bij Astro op 15 maart 
• 6 maanden later besluit de cliënt de samenwerking te beëindigen.
• Cliënt kan in dit geval de helft (6 maanden/12 maanden) als saldo terugkrijgen indien aan de voorwaarden voldaan is.

Uitzondering - Maandelijkse afrekening: Indien de cliënt dit uitdrukkelijk verzoekt, zijn de kosten en erelonen verschuldigd per maand startend op de startdatum. In dit geval zal de maandprijs 10% meer bedragen t.o.v. de standaardregeling.

Voorbeeld:

• Cliënt start boekhouding bij Astro op 15 maart
• Cliënt heeft uitdrukkelijk aangegeven te kiezen voor de maandelijkse afrekening
• Cliënt krijgt zijn eerste factuur op 15 maart voor de volgende maand
• Cliënt krijgt zijn volgende factuur op 15 april voor de volgende maand

6.2 Voor prestatiedossiers (niet van toepassing indien dossier op abonnementsbasis)

De kosten en erelonen worden vastgesteld zoals nader bepaald in de aanvaarde offerte, en worden bepaald op basis van de gepresteerde uren.

De kosten en erelonen zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden ten behoeve van de cliënt worden uitgevoerd, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.

Astro is steeds gerechtigd om voorschotten op te vragen; deze worden uiteraard verrekend in de eindstaat van kosten en erelonen.

6.3 Aanpassing erelonen

Astro kan haar tarieven en betalingsvoorwaarden aan passen in functie van complexiteit en omvang van de opdracht, de bijzondere kwalificaties van de beroepsbeoefenaar en de algemene kosten van zijn bedrijvigheid en reikwijdte van de dienstverlening en functionaliteiten van het platform.

Verder worden de erelonen, forfaits, vergoedingen en de tarieven minstens eenmaal per jaar automatisch geïndexeerd aan de gezondheidsindex dan wel het indexcijfer van de consumptieprijzen of enige andere toepasbare prijsindex aan de hand van de gebruikelijke formules, waarbij in de regel het basisindexcijfer de index is van december van het jaar voorafgaand aan de datum van inwerkingtreding van de overeenkomst en het nieuw indexcijfer de index is van december van het jaar van de inwerkingtreding van de overeenkomst.

De erelonen, forfaits, vergoedingen en tarieven kunnen automatisch en zonder voorafgaande kennisgeving aangepast aan de index. Ongeacht de omstandigheden mogen de bedragen na indexatie nooit lager zijn dan de eerder geïndexeerde bedragen en/of het bedrag dat geldt op de aanvangsdatum van de overeenkomst. Indien de berekeningsbasis van de gezondheidsindex of indexcijfer der consumptieprijzen dan wel enige andere toepasbare prijsindex zou worden aangepast of niet langer zou bestaan, zal het basisbedrag worden aangepast volgens de omrekeningskoers zoals beschreven in het Belgisch Staatsblad of volgens elk ander systeem dat de gezondheidsindex of indexcijfer der consumptieprijzen dan wel enige andere toepasbare prijsindex zou vervangen. Indien een dergelijk systeem niet meer zou bestaan, zal het basisbedrag worden aangepast op basis van de stijging van de kosten van levensonderhoud. De aangepaste bedragen zullen evenwel nooit lager zijn dan de geïndexeerde bedragen.

Ten slotte kan de niet-betaling van indexeringen niet beschouwd worden als een afstand van rechten in hoofde van de Astro. Astro behoudt zich het recht voor om, op ieder ogenblik, de aanpassingen voortvloeiend uit de indexering retroactief op te eisen indien deze ongeacht de verjaardag of periodiciteit, niet betaald werden door de cliënt. Nadere voorwaarden, modaliteiten en afspraken over het ereloon, kosten, tarieven en forfaits worden bepaald in de Overeenkomst.

7. BETALINGSVOORWAARDEN

Termijn: Facturen en ereloonnota’s zijn betaalbaar binnen een termijn van 30 kalenderdagen na factuurdatum. Elke niet betaalde factuur brengt vanaf de vervaldag van rechtswege en zonder aanmaning een conventionele moratoire interest op die maximum gelijk is aan de interestvoet zoals bepaald in artikel 5 Wet Betalingsachterstand, vermeerderd met 3%.

Domiciliëring: Facturen kunnen enkel betaald worden via domiciliëring (Sepa-incasso) die kan worden ingesteld via de digitale betaalprovider van Astro. Wanneer een cliënt geld terugvordert via een zogenaamde charge back-procedure, zullen bijkomende kosten worden doorgerekend. Zowel de kosten van de betaalprovider van Astro als een administratieve behandelingsfee van 125 EUR. De bijkomende kosten zijn niet van toepassing in het geval dat:

• Klant op voorhand heeft aangekondigd de chargeback te zullen aanvragen; en
• De betaling onverschuldigd is.

Onbetaalde facturen: Wanneer de factuur onbetaald blijft, zal het verschuldigde bedrag eveneens van rechtswege en zonder aanmaning worden verhoogd met 10% van het factuurbedrag, met een minimum van 50 EUR. Deze verhoging geldt als schadevergoeding voor de andere onkosten dan het renteverlies en de eigenlijke gerechtskosten. Daarenboven worden vanaf dat ogenblik alle verdere werkzaamheden voor de klant gestaakt en worden alle andere, zelfs nog niet vervallen facturen, onmiddellijk en zonder verdere ingebrekestelling opeisbaar. Alle facturen kunnen slechts bij aangetekend schrijven worden geprotesteerd binnen een termijn van 14 kalenderdagen na de datum van verzending ervan. Dergelijk aangetekend schrijven wordt gericht aan het adres van de maatschappelijke zetel van Astro. Indien geen (tijdige) betwisting Astro bereikt, wordt ervan uitgegaan dat de cliënt akkoord gaat met de gefactureerde diensten evenals met de vermeldingen en berekeningen aangebracht op de factuur.

Bij laattijdige betaling van een factuur, is de cliënt verplicht om over te gaan op jaarlijkse facturatie.

8. DUUR EN OPZEGGING VAN DE OVEREENKOMST

8.1. Terugkerende opdrachten

Onder “terugkerende opdracht” wordt verstaan een opdracht die bestaat uit opeenvolgende prestaties van eenzelfde aard die tegen bepaalde, op voorhand bekende termijnen moeten worden uitgevoerd.

Tenzij er in de aanvaarde offerte een termijn wordt vermeld, wordt de overeenkomst voor een terugkerende opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan. Beide partijen kunnen op elk ogenblik de samenwerking beëindigen op voorwaarde dat een opzegging van de samenwerking per aangetekende brief ter kennis wordt gebracht van de andere partij. Partijen bepalen op dat ogenblik in onderling overleg de duur van de opzeggingstermijn, doch deze kan maximaal 3 maanden bedragen. Indien de cliënt onmiddellijk wenst op te zeggen, is een forfaitaire vergoeding van 3 maanden verschuldigd.

Astro kan de overeenkomst beëindigen via een email naar het email adres verbonden met de digitale account van de klant.

8.2. Eénmalige of afzonderlijke opdrachten

Opdrachten die niet ‘terugkerend’ zijn, worden als éénmalige of afzonderlijke opdrachten beschouwd.

Behoudens tegenbewijs wordt de overeenkomst met betrekking tot een afzonderlijke opdracht geacht voor bepaalde duur te zijn gesloten. Ze eindigt door de uitvoering van de opdracht en, indien dit van toepassing is gelet op de aard van de opdracht, door de levering van de overeengekomen prestaties.

In toepassing van art. 1794 Burgerlijk Wetboek heeft de cliënt het recht om de overeenkomst vroegtijdig te beëindigen mits betaling aan Astro van de kosten en erelonen die overeenstemmen met de reeds uitgevoerde werkzaamheden. Deze vergoeding wordt op werkelijke basis berekend, met een minimum van 25 % van de erelonen die verschuldigd waren geweest in geval van volledige uitvoering van de opdracht.

8.3. Dossieroverdracht

Na de beëindiging van de overeenkomst cfr. hoger genoemde bepalingen worden alle boekhoudkundige gegevens op een digitale drager ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn gevolmachtigde.

8.4. Onmiddellijke beëindiging door Astro

Astro kan de overeenkomst op elk ogenblik beëindigen, zonder opzeggingstermijn en zonder gehouden te zijn tot enige vergoeding, indien er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals onder meer:

• omstandigheden die de onafhankelijkheid van Astro in het gedrang brengen, - omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps- en deontologische normen onmogelijk maken,
• de kennelijke tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verbintenissen zoals omschreven in de onderhavige algemene voorwaarden en in de aanvaarde offerte. Bijvoorbeeld het niet betalen van facturen, het niet antwoorden op digitale communicatie per mail, het niet aanvaarden van de nodige mandaten, het niet of niet-tijdig uploaden van documenten.
• in geval van faillissement, een insolventieprocedure, procedure van ontbinding, collectieve schuldenregeling of kennelijk onvermogen van de cliënt. De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, moeten aan de cliënt worden meegedeeld. Naargelang de omstandigheden kan Astro zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een aanmaning aan de cliënt.

Astro kan de overeenkomst beëindigen via een email naar het email adres verbonden met de digitale account van de klant.

8.5. Onmiddellijke beëindiging door de cliënt

De cliënt kan te allen tijde, zonder naleving van een opzeggingstermijn en zonder betaling van een schadevergoeding, de overeenkomst stopzetten, indien Astro kennelijk in gebreke blijft haar eigen verbintenissen, zoals omschreven in onderhavige algemene voorwaarden en in voorkomend geval in de aanvaarde offerte, uit te voeren. De cliënt zal in elk geval deze beslissing laten voorafgaan door een aangetekende aankondiging van de stopzetting aan Astro.

8.6. Verschuldigde kosten en erelonen bij opzegging

In de gevallen zoals beschreven onder punten 8.1. tot en met 8.5. zal Astro steeds gerechtigd zijn op betaling van erelonen en onkosten met betrekking tot de reeds verrichte werkzaamheden en verleende diensten. Astro zal de reeds geleverde prestaties van het lopende kalenderjaar vergelijken met de schijven van het abonnement die reeds werden gefactureerd. Indien de werkelijk geleverde prestaties het bedrag van de reeds gefactureerde schijven overstijgen, zal hiervoor een eindfactuur worden opgemaakt. In de omgekeerde situatie zal een verrekening in het voordeel van de cliënt gebeuren.

9. BEROEPSAANSPRAKELIJKHEID

Overeenkomstig het gemeen recht kan de aansprakelijkheid van Astro enkel worden aangevochten voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door hen werden aanvaard.

In overeenstemming met de geldende wetgeving heeft Astro haar professionele burgerlijke aansprakelijkheid laten dekken door een verzekeringscontract dat is goedgekeurd door de Raad van het Instituut.

De aansprakelijkheid van Astro ten aanzien van de cliënt met betrekking tot uitgevoerde opdrachten zal in ieder geval steeds beperkt zijn tot het bedrag waarop de door Astro afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering recht geeft met inbegrip van het eigen risico dat Astro eventueel draagt overeenkomstig die verzekering. Wanneer, om welke reden dan ook, de aansprakelijkheidsverzekeraar van Astro niet tot uitkering overgaat, is alle aansprakelijkheid van Astro beperkt tot 5 (vijf) maal het bedrag van het voor de uitvoering van de opdracht gefactureerde ereloon. Wanneer het een terugkerende opdracht betreft, wordt deze factor 5 toegepast op het bedrag van de gefactureerde erelonen dat cfr. de aanvaarde offerte van toepassing is op de uitgevoerde (deel)opdracht.

De aansprakelijkheidsbeperking is niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid het gevolg is van een fout gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden. Bijgevolg is deze beperking uitdrukkelijk wèl van toepassing op elke aansprakelijkheid voortvloeiend uit alle andere fouten waarvoor Astro aansprakelijk zou zijn.

Wanneer zou blijken dat 2 of meer schadegevallen voortvloeien uit één en dezelfde fout, worden zij beschouwd als één aansprakelijkheidsgeval en wordt de aansprakelijkheid derhalve beperkt tot het hoogste bedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten of overeenkomsten.

Behoudens andersluidende dwingende wetsbepaling geeft de schade voortvloeiend uit onder meer, doch zonder limitatief te zijn, (a) verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte besparingen of voordelen, (b) het verlies of de beschadiging van gegevens of uit (c) onrechtstreeks verlies of schade, in geen geval recht op schadeloosstelling.

Iedere aanspraak van de cliënt tot schadevergoeding lastens Astro vervalt van rechtswege indien deze niet gemeld is door middel van een aangetekende ingebrekestelling binnen een termijn van 6 maanden nadat de feiten waarop de aanspraak is gebaseerd door de cliënt gekend waren of redelijkerwijze konden gekend zijn.

10. ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE

Partijen erkennen dat aan het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (beperkte) risico’s verbonden zijn. Partijen stellen hierbij vast jegens elkaar niet aansprakelijk te zullen zijn voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen tengevolge van het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dat geldt eveneens voor het gebruik dat Astro van elektronische communicatie – ongeacht de vorm daarvan – maakt in haar contacten met derden waaronder begrepen de administratieve overheden. Partijen zullen al hetgeen redelijkerwijze van ieder van hen verwacht mag worden, doen of nalaten ter voorkoming van het optreden van dergelijke risico’s.

Astro behoudt zich de mogelijkheid voor om in de toekomst – al dan niet uitsluitend – gebruik te maken van de elektronische facturatie. Deze werkwijze wordt door de cliënt aanvaard.

11. TOEPASSELIJK RECHT EN OPLOSSING VAN GESCHILLEN

De interpretatie en de uitvoering van de samenwerking wordt uitsluitend door het Belgische recht beheerst. Elke betwisting van welke aard ook behoort tot de bevoegdheid van de rechtbanken en de hoven van het arrondissement Leuven.