Als ondernemer kun je te maken krijgen met klanten die hun facturen niet op tijd betalen. Dit kan een impact hebben op je cashflow en bedrijfsvoering. Een manier om klanten te stimuleren tijdig te betalen, is het aanrekenen van nalatigheidsinteresten. Maar hoe begin je eraan? In dit artikel leggen we uit hoe je nalatigheidsinteresten correct berekent en aanrekent.
Wat zijn nalatigheidsinteresten?
Nalatigheidsinteresten of verwijlintresten zijn rentevergoedingen die je kunt aanrekenen aan klanten die hun facturen niet op tijd betalen. Dit is een manier om de schade te compenseren die je lijdt door de late betaling. Wanneer een klant zijn betalingstermijn overschrijdt, brengt dit voor jou als ondernemer extra kosten en ongemakken met zich mee. Denk hierbij aan het missen van liquide middelen voor je eigen betalingen, of extra administratieve lasten en tijd om de openstaande facturen te beheren en op te volgen.
Door nalatigheidsinteresten aan te rekenen, geef je een signaal aan je klanten dat op tijd betalen belangrijk is en dat er gevolgen zijn voor laattijdige betalingen. Dit kan klanten aansporen om in de toekomst hun facturen sneller te betalen. Daarnaast helpt het om je cashflow te beschermen en de financiële gezondheid van je onderneming te waarborgen.
Nalatigheidsinteresten of verwijlinteresten zijn vergoedingen die je kunt aanrekenen wanneer een klant zijn factuur niet op tijd betaalt.
Wanneer mag je nalatigheidsinteresten aanrekenen?
Wanneer je interesten mag aanleveren verschilt naar gelang je klant een particulier (B2C) of een bedrijf is (B2B).
In een B2B-context (business-to-business) mag je vanaf de eerste herinnering nalatigheidsintresten en aanmaningskosten aanrekenen. Dit betekent dat zodra een zakelijke klant de betalingstermijn overschrijdt, je direct een herinnering kunt sturen waarin je de verschuldigde nalatigheidsinteresten en eventuele aanmaningskosten vermeldt. Dit is een krachtig middel om te zorgen dat andere bedrijven hun betalingsverplichtingen serieus nemen en tijdig betalen.
In een B2C-context (business-to-consumer) gelden er andere regels om consumenten beter te beschermen. Hier moet je eerst een kosteloze herinnering sturen voordat je nalatigheidsintresten kunt aanrekenen. Deze eerste herinnering moet de consument 14 dagen de tijd geven om alsnog te betalen zonder extra kosten
Denk aan je algemene voorwaarden
Als je geen bepaling hebt opgenomen in je contract of algemene verkoopsvoorwaarden, mag je alleen de wettelijke nalatigheidsinteresten aanrekenen. Deze rente is nu vastgesteld voor handelstransacties op 12,5% (laatst geupdate op 30 juni 2024) en kan worden aangerekend vanaf de vervaldatum van de factuur. Dit percentage kan veranderen en je kijkt best na op de website van de Federale overheid.
Heb je geen duidelijke overeenkomst of goede algemene verkoopsvoorwaarden (ook wel factuurvoorwaarden genoemd), dan mag je geen extra aanmaningskosten in rekening brengen, enkel de wettelijke.
Voeg duidelijke afspraken toe in je algemene voorwaarden rond de nalatigheidsinteresten of andere vergoedingen
Hoe bereken je nalatigheidsinteresten?
De nalatigheidsinteresten kunnen per maand, per week of per dag worden aangerekend. Wanneer ze per maand worden aangerekend, is de intrest per maand verschuldigd vanaf de eerste dag volgend op de uiterste dag van betaling. Iedere begonnen maand wordt als een volledige maand gerekend.
Voorbeeldberekening aanrekening per maand:
- Factuurbedrag: €10.000
- Jaarlijks rentepercentage: 10%
- Rente per maand: 10% / 12 = 0,8333%
- Interestbedrag per maand: €10.000 x 0,8333% = €83,33
Dit betekent dat je vanaf de eerste maand na de vervaldatum €83,33 aan nalatigheidsinteresten kunt aanrekenen. Dit bedrag is 0,8333% van het factuurbedrag.
Voorbeeldberekening aanrekening per dag
Wanneer nalatigheidsinteresten per dag worden aangerekend, deel je het jaarlijkse rentepercentage door 365 en vermenigvuldig je dit met het aantal dagen dat de factuur vervallen is.
- Factuurbedrag: €10.000
- Jaarlijks rentepercentage: 10%
- Rente per dag: 10% / 365 = 0,0274%
- Intrestbedrag per dag: €10.000 x 0,0274% = €2,74
Stel dat de factuur 10 dagen te laat betaald wordt, dan reken je €2,74 x 10 = €27,40 aan nalatigheidsintresten. Dit bedrag is 0,274% van het factuurbedrag.
De forfaitaire vergoeding
Naast nalatigheidsinteresten kun je ook een forfaitaire vergoeding aanrekenen. Deze vergoeding moet uitdrukkelijk bepaald worden in de verkoopvoorwaarden en het bedrag mag niet hoger zijn dan:
- €20 als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk is aan €150;
- €30 vermeerderd met 10% van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen €150,01 en €500 als het verschuldigde saldo tussen €150,01 en €500 is;
- €65 vermeerderd met 5% van het verschuldigde bedrag op de schijf boven €500 met een maximum van €2.000 als het verschuldigde saldo hoger dan €500 is.
Voorbeeld: Bij een niet-betaald bedrag van €1.000 mag de schuldeiser maximaal €65 + 5% van €500, dus in totaal €90 aan forfaitaire vergoeding vragen. Deze forfaitaire vergoeding moet vermeld worden in je algemene voorwaarden.
💡 Astro tip: Zorg ervoor dat je algemene voorwaarden duidelijk vermelden dat je nalatigheidsinteresten en forfaitaire vergoedingen in rekening brengt bij laattijdige betalingen. Dit voorkomt discussie met je klant.
Conclusie
Het correct aanrekenen van nalatigheidsinteresten en forfaitaire vergoedingen kan je helpen om tijdige betalingen te bevorderen en de impact van late betalingen te verminderen. Zorg ervoor dat je altijd duidelijk communiceert met je klanten en je algemene voorwaarden goed formuleert om misverstanden te voorkomen.