Ben je een startende ondernemer of zelfstandige en wil je weten hoe het zit met de btw? In deze blogpost vertellen we je alles wat je moet weten over de btw-regels en -verplichtingen. Lees verder en ontdek hoe je btw moet aanrekenen, welke bijzondere regelingen er zijn en hoe je periodieke btw-aangiftes indient.

Btw-plichtig of niet?

Als ondernemer ben je meestal btw-plichtig. Voor jou als ondernemer betekent dat het volgende:

• Je moet btw aanrekenen op de facturen aan je klanten.
• De btw die je zelf betaalt voor goederen, materialen of diensten die je aankoopt voor je zaak, mag je aftrekken van de btw die je van je klanten hebt ontvangen. Dit wordt de btw-aftrek genoemd.
• Je moet een periodieke btw-aangifte indienen bij de overheid, waarin je zowel de ontvangen als de betaalde btw aangeeft.

Als zelfstandige, zowel in hoofdberoep als bijberoep, moet je dus btw aanrekenen op de facturen die je aan je klanten aanrekent. Het btw-tarief dat je moet aanrekenen, wordt bepaald door wat er wordt verhandeld.

In principe zijn alle prestaties (levering van diensten of goederen) btw-plichtig, maar er zijn enkele uitzonderingen:

• Sommige vrije beroepen zoals (tand)artsen, kinesitherapeuten en vroedvrouwen.
• Beroepen met een sociaal of cultureel karakter zoals acteurs
• Sommige kleine ondernemingen

Bijzondere regelingen voor kleine ondernemingen

Voor kleine ondernemingen zijn er bijzondere regelingen die de fiscale verplichtingen kunnen verlichten. Enkele voorbeelden zijn de forfaitaire btw-regeling en de vrijstelling van btw bij lage omzet.

• De forfaitaire regeling laat toe de btw forfaitair te berekenen op basis van aankopen of uurtarieven, en niet op basis van facturen.
• De vrijstelling van btw bij lage omzet is mogelijk als je omzet minder dan 25.000 euro bedraagt, maar je kunt dan geen btw die je aan je leveranciers hebt betaald, in aftrek brengen.

Periodieke btw-aangifte indienen

Als zelfstandige moet je een periodieke btw-aangifte indienen bij de overheid. Afhankelijk van de aard en omzet van je onderneming dien je je btw-aangifte maandelijks of driemaandelijks in. Dit doe je elektronisch via de Intervat-toepassing of, indien dit niet mogelijk is, via een papieren aangifte. Zorg ervoor dat je de btw-aangifte correct invult en neem bij twijfel contact op met je plaatselijke btw-kantoor of je boekhouder.

Jaarlijkse klantenlisting

De btw-administratie vraagt dat je jaarlijks een klantenlisting indient. Dit is een lijst van de Belgische btw-nummers van je klanten aan wie je goederen hebt geleverd of diensten hebt verstrekt tijdens het vorige kalenderjaar voor een totaalbedrag van meer dan 250 euro (exclusief btw). De deadline voor het indienen van de klantenlisting is elk jaar 31 maart.

Sinds 1 juli 2016 hoef je geen jaarlijkse klantenlisting meer in te dienen als je zaak onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt. Als je onderneming periodieke btw-aangiften moet indienen, moet je in principe de klantenlisting elektronisch indienen via Intervat. Als je je periodieke btw-aangiften op papier indient, kun je dat op dezelfde manier doen voor de klantenlisting. Vraag hiervoor het formulier aan bij je btw-kantoor en dien het in bij het scanningcentrum.

Conclusie

Als startende ondernemer of zelfstandige is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de btw-regels en -verplichtingen. Zorg ervoor dat je btw aanrekent waar nodig, kies de juiste regeling voor jouw onderneming en dien je periodieke btw-aangifte en klantenlisting tijdig in. Bij twijfel is het altijd verstandig om contact op te nemen met je plaatselijke btw-kantoor of een boekhouder of accountant in te schakelen. Zo voorkom je onnodige boetes en zorg je ervoor dat je onderneming fiscaal in orde is.