Of je nu een kleine ondernemer bent of een groot bedrijf runt, het begrijpen van aftrekbare kosten is cruciaal voor het optimaliseren van je belastingvoordelen. In dit artikel leggen we uit wat aftrekbare kosten zijn, hoe ze werken, en geven we voorbeelden om je te helpen bij je boekhouding.

Wat zijn Aftrekbare Kosten?

Aftrekbare kosten of beroepskosten zijn uitgaven die je maakt voor je onderneming en die je kunt aftrekken bij je belastingaangifte. Hoe meer beroepskosten je hebt, hoe minder belasting je hoeft te betalen.
​

Om een uitgave als beroepskost te kunnen aftrekken, moet deze aan volgende criteria voldoen:

• De kost is werk gerelateerd
• De kost zorgt er mee voor dat je onderneming groeit en een inkomen verkrijgt
• Je hebt een bewijs van de kost (factuur, btw-bon, ontvangstbewijs, onkostennota, e.d.)
• De uitgave is gebeurd (geboekt) in hetzelfde jaar als waarin je ze wilt inbrengen

Hoe Werken Aftrekbare Kosten?

1. Identificatie: Bepaal welke uitgaven direct gerelateerd zijn aan het runnen van je bedrijf.
2. Documentatie: Bewaar ticketjes, facturen, en bankafschriften die deze uitgaven aantonen.
3. Categorisatie: Elke kost valt in een bepaalde categorieën: zoals reiskosten, kantoorbenodigdheden, of representatiekosten.
4. Berekening: Je beroepskosten trek je af van je bruto-inkomen om je belastbare winst te verlagen. Niet elke kost is 100% aftrekbaar.

Voorbeelden van Aftrekbare Kosten:

• Kantoorbenodigdheden: Pennen, papier, en andere materialen die je dagelijks gebruikt.
• Reiskosten: Kosten voor zakelijke reizen, inclusief vervoer, accommodatie, en maaltijden.
• Huisvesting: Bijvoorbeeld de huur voor je kantoorruimte.
• Afschrijvingen: De vermindering in waarde van bedrijfsmiddelen over tijd.
• Marketing en Reclame: Kosten voor het promoten van je bedrijf.

Opgelet: Er zijn verschillen tussen eenmanszaken en vennootschappen rond aftrekbare kosten.

Werkelijke kosten versus forfaitaire kosten

Werkelijke kosten zijn kosten die je effectief hebt gemaakt met je onderneming. De prijs die je daadwerkelijk betaalde, trek je dan af van je belastingen.

Naast werkelijke kosten, kan je ook werken met forfaitaire kosten. Hier maak je een inschatting van je kosten (forfait) en dit forfait kan je aftrekken van je belastingen.

Het voordeel van forfaitaire kosten ligt hem vooral in het feit dat je minder administratie hebt als ondernemer. Zo kan je:

• Een vast bedrag inbrengen voor specifieke kosten
• Zonder dat je bonnetjes, facturen of tickets moet voorleggen.

Investeringen

Koop je goederen die je onderneming meerdere jaren kan gebruiken, dan spreken we over investeringen. Een investering schrijf je af over meerdere jaren en zal stelselmatig in kost komen.

• Gebouwen
• Machines
• Kantoormaterieel & computerbenodigdheden zoals een laptop.
• Voertuigen (personenwagen, lichte vracht, fiets, ...)
• Inrichting gebouwen

Tips voor het optimaliseren van aftrekbare kosten:

• Wees georganiseerd: Houd een gedetailleerde administratie bij van al je uitgaven.
• Ken de regels: Blijf op de hoogte van de laatste belastingwetgeving en welke uitgaven aftrekbaar zijn.
• Plan vooruit: Anticipeer op grote uitgaven en plan deze strategisch om maximale belastingvoordelen te behalen

Veelgestelde Vragen:

• Zijn alle zakelijke kosten aftrekbaar? Niet alle kosten zijn aftrekbaar. Persoonlijke uitgaven of uitgaven die niet direct gerelateerd zijn aan je bedrijfsvoering zijn meestal niet aftrekbaar.
• Hoe bewijs ik dat een uitgave zakelijk noodzakelijk was? Houd gedetailleerde administratie bij, inclusief ticketjes en facturen, en noteer de zakelijke reden voor elke uitgave.
• Kan ik loonkosten aftrekken? Ja, loonkosten zijn over het algemeen aftrekbaar zolang ze redelijk en noodzakelijk zijn voor je bedrijf.
• Moet ik kosten maken? Zeker niet. Kosten maken om kosten te maken heeft eigenlijk ook geen zin. Zo betaal je wel minder belastingen, maar heb je ook meer uitgaven en dus minder netto.

Enkele aftrekbare kosten in meer detail

Hospitalisatieverzekering - Vennootschap

Bij het overwegen van een hospitalisatieverzekering, sta je wellicht voor de keuze: afsluiten als individu of via je vennootschap? Veel zelfstandigen kiezen ervoor deze persoonlijk te betalen, maar wist je dat je bedrijf ook de kosten kan dragen? Dit kan zelfs uitgebreid worden naar alle gezinsleden die bij je inwonen. Laten we eens kijken welke optie voordeliger kan zijn.

Overweeg je een verzekering via je vennootschap? Hier zijn enkele punten ter overweging:

Positieve punten:

• Het is niet nodig om dit uit je nettoloon te betalen.
• Het is mogelijk om je gezinsleden mee te verzekeren.

Negatief punt:

• De kosten kunnen niet als zakelijke uitgaven worden afgetrokken.

💡Astro tip: Hoewel je de kosten niet kunt aftrekken van de vennootschapsbelasting, is het toch mogelijk om deze met het geld van je onderneming te betalen. In vele gevallen is dit fiscaal gezien een slimme optie.

🚨 Opgelet: Zorg ervoor dat je bedrijf als de verzekeringsnemer op de polis staat, met jou als begunstigde.

‍

Conclusie

Een goed begrip van aftrekbare kosten is cruciaal als ondernemer. Toch is de praktijk vaak complexer dan gedacht. Laat je adviseren door een Astro accountant en optimaliseer je belastingvoordelen!